Pandemi ile birlikte her alanda hızla uygulamaya alınan projeler, dijital dönüşüm süreçlerinin yaygınlaşmasında pay sahibi olmuştur. Pek çok şirketin en önemli stratejik hedefi haline gelen dijital dönüşüm, şirketlerin farklı departmanlarında teknolojiden yararlanmak anlamına gelir. İnsan kaynakları da bu departmanların başındadır. İK bölümünü daha verimli hale getirmeyi amaçlayan dijital İK çözümleri sayesinde işe alım süreçlerinden çalışan performansını artırmaya kadar pek çok önemli alanda iyileştirmeler yapılması mümkün olur. Dijital İK çalışmaları departman süreçlerini geliştirmenin yanı sıra İK profesyonellerine de önemli katkılar sağlar. Peki, dijital insan kaynakları nedir ve bu alanda öne çıkan uygulamalar nelerdir? İçerikte dijital İK süreçlerine dair merak edilen detayları bulabilirsiniz.

Dijital İK Nedir?

Dijital İK insan kaynakları departmanlarının iş süreçlerinin daha verimli hale getirilmesi için uygulanan teknolojik süreç optimizasyonu demektir. Bu alanda tercih edilen başlıca teknolojiler arasında bulut tabanlı İK sistemleri, performans ölçme araçları, dijital işe alım ve değerlendirme çözümleri bulunur. İK alanında veri toplama ve analiz işlemlerini gerçekleştiren teknolojik uygulamalar sayesinde dijital bir evrim sürecinden bahsetmek mümkün olur. Çoğunlukla bulut teknolojilerinin kullanıldığı süreç optimizasyonunda İK analitiği, yapay zeka ve makine öğrenimi gibi teknolojilerden de yararlanılabilir. Dijital tabanlı İK dönüşümü firmalarda çalışan İK profesyonellerinin sürece dahil olmasıyla verimlilik kazanır. İK departmanlarında gerçekleştirilecek dijital dönüşüm aşamaları şirketin diğer bölümlerine de yansır ve şirketin tüm personeline fayda sağlar.

Dijital İK Trendleri Nelerdir?

İnsan kaynakları departmanlarının dijital dönüşümden geçmesi tüm İK süreçlerinde iyileştirmeler gerçekleştirilmesi ve veriye dayalı analizlerin yapılması anlamına gelir. En yeni dijital teknolojilerin İK süreçlerine etkisi ve öne çıkan trendler şu şekildedir:

Birimler Arası İletişim

Uzaktan çalışma iş modeli ile birlikte kurumlar arasındaki online iletişim de hiç olmadığı kadar önem kazanmıştır. Dijital teknolojilerden yararlanılarak geliştirilen şirket içi iletişim araçları sayesinde personelin şirket görüşmelerini daha hızlı ve güvenli şekilde yapması mümkün olur. Bu sayede Facebook, Whatsapp ve benzeri platformlar üzerinden kişisel yazışma ihtiyacı ortadan kalkar. Şirket içi iletişim araçlarının kullanımı ile birimler arası iletişim de daha verimli ve akıcı hale gelir.

İşe Alım Süreçleri

İşe alım süreçlerinde CV’lerin kağıt şeklinde gönderilmesi ve manuel yönetimi özellikle uzaktan çalışan firmalar açısından problem yaratabilir. Bunun yerine tüm süreci dijitalleştirmek CV kontrolünden işe alım ve değerlendirme aşamalarına kadar her alanda rahatlık sağlar. Tek bir platform üzerinden gerçekleşen tüm işlemler sayesinde adayın her bilgisine anında ulaşmak mümkün olur. Ek olarak işe alım sonrasında ihtiyaç duyulan özlük dosyası oluşturma ve personel eğitimi verme gibi konularda da dijital araçlarla işler daha kolay şekilde ilerler.

Çalışan Deneyimini Geliştirme

İK departmanında çalışan kişilerin deneyimlerini geliştirmek dijital dönüşümün ana amaçlarından biridir. Çalışanların iş akışını daha esnek ve konforlu şekilde yönetebilmesi günlük işlerde onlara kolaylık sağlar. Bazen tek bir tuşla gerçekleşen günlük rutinler sayesinde çalışanlar daha karmaşık ve önemli işlere vakit ayırabilir. İş süreçlerinin kolaylaşması çalışan deneyimini geliştirmek adına oldukça değerlidir. 

Self Servis Çözümler

Dijital İK yazılımları ile birlikte çalışanlara da self servis çözümler sağlanır. Bir işi halletmek için farklı yöntemlerin bir arada sunulduğu programlar sayesinde çalışanlar işleri nasıl yönetebileceklerine kendileri karar verir. İzin yönetimi, performans yönetimi ve işe alım gibi süreçlerde program özelliklerini kişiselleştirebilen çalışanlar istedikleri konularda anlık çözümler elde edebilir. 

Dijital İK Süreçlerinin Faydaları Nelerdir?

Dijital İK çözümleri sayesinde İK profesyonelleri için veri odaklı hareket etmek ve otomasyonun gücünden yararlanmak mümkün olur. İK bölümündeki dijital dönüşümün başlıca avantajları şu şekildedir:

Otomasyon İK Personeline Zaman Kazandırır

İK departmanlarında her gün tekrarlanan rutin görevlerin otomatikleştirilmesi çalışanlara zaman tasarrufu açısından fayda sağlar. Başvuruların ön elemeden geçmesi, veri girişi ve benzeri birçok konuda çeşitli kolaylıklardan yararlanan personel muhakeme ve değerlendirme gerektiren işlerle daha fazla ilgilenme fırsatı bulur. İK bölümündeki günlük görevlerin otomatikleştirilmesi personelin çeşitli konularda stratejik kararlar almasına da imkan tanır. 

Teknoloji İle Verimli Süreçler Yaşanır

Manuel işlemlerden otomatik süreçlere geçiş yapmak İK departmanlarında pek çok alanda verimliliğin artması demektir. İşe alım süreçlerinin dijital hale getirilmesi, istenen nitelikteki adayların daha kolay belirlenmesine ve sürecin daha etkin yürütülmesine olanak sağlar. Başvuruda bulunan adaylara hızlı dönüşler gerçekleştirilirken uygun olmayan adaylara teşekkür edilebilir. En iyi adayı bulma şansının yükseldiği süreçlerde uygun adayı işe alma şansı da aynı oranda artar. Yapay zeka ve çeşitli makine öğrenimi araçlarıyla yapılan analizler sayesinde pozisyona en uygun aday kolayca belirlenmiş olur.

Veri Odaklı Hareket Edilir

İşletmelerin çeşitli kaynaklar üzerinden elde edilen verilerden doğru şekilde yararlanabilmesi karar verme süreçlerinde doğruluk payını artırır. İnsan analitiği, yetenek analitiği ve İK analitiği gibi araçlardan yararlanan İK departmanları personel yönetiminde şirketin stratejik hedeflerine uygun hareket edebilir. Örneğin işe alım başına maliyet ve işe alım süresi gibi temel performans göstergelerini analiz eden araçlar kullanan çalışanlar gerekli durumlarda iş akışında değişiklik yapabilir. İK analitiği araçları ile departmanın önemli süreçlerde veriye dayalı kararlar alması çalışanların ve departmanın verimliliğini artırır.

Dijital İK Uygulamaları

İK departmanlarında gerçekleştirilen pek çok görev, dijital insan kaynakları uygulamaları aracılığıyla yapılabilir. Söz konusu uygulamalar işe alım, işten çıkarma ve zaman çizelgesi oluşturma gibi süreçlerde tercih edilebilir. İK bölümündeki bazı uygulamalar şu şekildedir:

İşe Alım ve Oryantasyon

İşe alım ve oryantasyon aşamalarında kullanılan dijital İK uygulamaları adayların belgelerinin sisteme otomatik olarak yüklenmesini sağlar. Ön görüşme ve değerlendirme sonuçları sistemde saklanabilir ve tüm personel tarafından görülebilir. Online sistemde gerçekleştirilen uygulamalar özlük dosyası hazırlanmasında hem aday hem de departman için avantaj sağlar. Yine iş oryantasyonunda da adayın pozisyonuna en uygun eğitim dokümanlarının kolayca hazırlanması mümkün olur.

Zaman Çizelgesi Yönetimi

İK profesyonelleri çalışanların zaman çizelgesini incelemek ve düzenlemek için İK uygulamalarından yararlanabilir. İK programları çalışanların çalışma süresini otomatik olarak izlemeye imkan sunar. Verileri inceleyerek shift düzenleme ve izin süreçlerini daha kolay şekilde yönetmek mümkün olur. Buna ek olarak fazla mesai gibi durumlarda çalışan ödemeleri de zamanında ve doğru oranlarda yapılabilir.

İşten Çıkış Yönetimi

Şirketten ayrılan çalışanların çıkış işlemlerini gerçekleştirirken dijital İK programları kullanılabilir. İşten ayrılan kişilerin bilgilerinin işlenmesi ve saklaması sürecinde çalışanlara yardımcı olan uygulamalar maaş bordrosu ve çeşitli evrakların temin edilmesine de imkan tanır. Çalışan haklarının ödenmesi konusunda finans departmanı ile koordine bir şekilde ilerlenebilir. Tüm bu işlemler sayesinde şirketteki personel çıkışları hatasız süreçler haline dönüşebilir. Ayrıca sorunsuz süreçler işten ayrılan çalışanlarda da iyi bir izlenim bırakmak adına önemlidir. 

Günümüzde her sektörden şirket dijital İK dönüşüm süreçleri sayesinde çalışan memnuniyetini artırmayı ve iş akışını kolaylaştırmayı hedefler. Siz de şirketinizin işe alım süreçlerini Jobtogo ile gerçekleştirebilir, dilediğiniz alandaki freelance çalışanları kolayca bulabilirsiniz. İşveren ve freelance çalışanları bir araya getiren platform sayesinde projeleriniz için ihtiyaç duyduğunuz iş gücünde dinamik ve hızlı çözümler sağlayabilirsiniz.