İşletmelerin mali açıdan güvenilir ve denetlenebilir olmaları için ticari faaliyetlerinin şeffaf olması şarttır. Bu bağlamda, ticari alanda gerçekleşen satın alımların belgelendirilmesi ve usule uygun kaydedilmesi büyük bir önem taşır. İşletmelerin yaptığı satın alma veya satış işlemlerinde, tarafların vergi mükellefi olup olmamalarına bağlı olarak farklı belgeleme yöntemleri izlenir. Bunlardan biri olan gider pusulası hakkında merak ettikleriniz için gelin detaylara birlikte bakalım.

Gider Pusulası Nedir?

Gider pusulası, fatura yerine geçen ve özellikle faturanın düzenlenemediği durumlarda kullanılan resmi bir belgedir. Genelde vergiye tabi olmayan kuruluşlardan hizmet ya da ürün alındığında tercih edilen gider pusulası, işletmelerin, bireylerin yapmış oldukları harcamaları yasal zeminde belgelemelerine olanak tanır. Gider pusulası üzerinde malın cinsi, miktarı, fiyatı gibi temel bilgilerin yanı sıra, işlemi gerçekleştiren tarafların ad-soyad veya unvan bilgileri de bulunur. Bu sayede alınan ürün veya hizmetler muhasebe sistemlerine kolaylıkla kaydedilebilir, yasal düzlemde herhangi bir pürüze sebep olmaksızın kazançların gösterilmesi sağlanır.

Gider Pusulasını Kimler Kullanır?

Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesi gider pusulasını kullanma yetkisi ve yükümlülüğü olan taraflar şunlardır:

• Vergi muafiyeti sebebiyle fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan esnaflar, satın aldıkları mallar ya da yaptırdıkları işler için gider pusulası düzenlerler.

• Serbest meslek erbapları, yaptırdıkları işler veya satın aldıkları mallar için gerekli olan belgelendirme işlemini pusula ile gerçekleştirir.

• Kazancı basit usulde tespit edilen, defter tutma mecburiyetinde olan çiftçiler gerekli durumlarda pusula kullanır.

• Ticari faaliyetlerini sürdüren birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, belirli işler ile alımlar için gider pusulası düzenleyebilir.

• Freelancer olarak çalışan kişiler, serbest meslek erbabı olarak kabul edildiklerinden, elde ettikleri gelirleri “serbest meslek kazancı” olarak beyan ederler. 

Gider Pusulasında Hangi Bilgiler Bulunur?

Gider pusulasında yer alması gereken bilgiler, işlemin doğruluğunun ve şeffaflığının kontrol edilmesi için son derece önemlidir. Bu belge üzerinde bulunması gereken temel bilgiler şu şekildedir:

• İşlemi yapan ve iş yaptıran kişinin adı, soyadı, eğer tüzel kişi ise unvanı belirtilmelidir.

• İlgili tarafların adres bilgileri, varsa vergi dairesi,hesap numarası yer almalıdır.

• Yapılan işin detayları, işin türü ve içeriği belirtilmelidir.

• Satın alınan malın cinsi, adedi ve fiyat bilgileri gider pusulasında açıkça yer almalıdır.

• Malın ya da hizmetin toplam fiyatı ilgili alanda bulunmalıdır.

• Uygulanan vergi oranı ve net tutar bilgisi gider pusulasında olmalıdır.

• Gider pusulasının hangi tarihte düzenlendiği açıkça belirtilmelidir.

• Pusulanın seri ve sıra numarası, belgenin takip edilebilirliği için önemlidir.

Gider Pusulası Hangi Durumlarda Düzenlenir?

Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın belirlediği kanuni şartlara göre gider pusulasının düzenlenmesi gereken durumlar bunlardır:

• Mal ve hizmet satışında bulunan fakat vergiye tabi olmayan kuruluşlardan yapılan alımlar,

• Arızî olarak serbest meslek faaliyetlerinde bulunan kişilere yapılan ödemeler,

• Satın alınan ürünlerin memnuniyetsizlik nedeniyle iadesinin yapıldığı durumlar,

• Vergiye tabi olmayan tüccarlar ile yapılan alışverişler,

• Sabit kıymet alımı yapıldığında basit usulde vergilendirilen mükellefler, 

• Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesindeki istisnayı kullanarak ürün alımı yapanlar giderini belgelendirmek zorundadır.

Gider Pusulası Nasıl Düzenlenir?

Pek çok işletmeci “gider pusulası nasıl kesilir?” sorusunun yanıtını merak eder. Bu süreç, Vergi Usul Kanunu’nun belirlediği hükümler ve Maliye Bakanlığı’nın tebliğleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Bu bağlamda gider pusulası düzenleme aşamaları şu adımları içermelidir:

• Gider pusulasının düzenlenmesinde en temel adım, ilgili bilgilerin doğru ve eksiksiz şekilde belgenin üzerine işlenmesidir. Bilgiler arasında işin mahiyeti, cinsi, adedi, fiyatı, tutarı ve toplamı bulunUr. Ayrıca işlemi yapan ile yaptıran kişilerin (veya tüzel kişiliklerin) adı, soyadı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası gibi bilgileri de belirtmek gerekir. Tevkif edilen vergi oranı net tutar, seri ve sıra numarası ile düzenleme tarihi bilgileri de pusulada mutlaka olmalıdır.

• Gider pusulasının en az iki nüsha şeklinde düzenlenmesi zorunludur. Düzenlenen pusulaların ilk nüshası işi yapan veya malı satan kişiye verilmelidir. İkinci nüsha ise belgeyi düzenleyen tarafından muhafaza edilmelidir.

• Gider pusulası, anlaşmalı matbaalarda bastırılmalı ya da noter tarafından tasdik edilmelidir. Eğer anlaşmalı matbaada basılmazsa, “Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun hareket edilmelidir.

Gider Pusulası Stopaj Oranları

Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesi uyarınca gider pusulası üzerinde belirtilen ödemeler için belli durumlarda stopaj kesintisi yapılması zorunludur. Kesinti oranları malın veya hizmetin türüne göre değişkenlik gösterir. Esas olarak vergiden muaf olan esnaflardan yapılan mal ve hizmet alımları karşılığında belirli oranlarda stopaj kesintisi uygulanır.

Bazı spesifik mal ve hizmet alımlarında farklı stopaj oranı vardır. Örneğin havlu, çarşaf, çorap, halı, kilim, dokuma mamulleri, örgü, dantel, tüm nakış işleri, turistik eşya, hasır, sepet, süpürge, paspas, fırça ve yapay çiçek gibi ürünlerin alımı veya bu ürünlerin üretiminde yapılan hizmet ödemeleri için stopaj oranı %2’dir. Aynı oran hurda mal alımları için de geçerlidir.

Standart mal alımlarında, yani yukarıda sıralanan özel mal kategorisi dışında kalan tüm mal alımlarında uygulanacak stopaj oranı %5’tir. Hizmet alımlarında da benzer ayrım söz konusudur. Özel mal ve hizmet alımları dışında kalan hizmet alımlarında veya mal ile hizmet bedelinin ayrılamadığı durumlarda stopaj oranı %10 olarak belirlenmiştir. Eğer mal veya hizmet, vergi mükellefi olmayan ve esnaf muaflığından faydalanmayan biri tarafından iş akdi olmaksızın doğrudan tüketiciye satılıyorsa, ilgili satış karşılığında ödenen komisyon, prim gibi ek ödemeler üzerinden %20 oranında stopaj kesintisi yapılır.

Stopaj kesintileri, e-fatura detaylarında yer aldığında hem mükelleflerin hem de vergi dairesinin işini kolaylaştırır. Bu sayede stopajla ilgili yanlışlık ve tutarsızlıkların önüne geçilmiş olacağından vergi uyumu artar. Başka bir deyişle, e-fatura kullanımı mali işlemlerde şeffaflığı ve denetlenebilirliği artırarak, stopaj oranlarının doğru şekilde uygulanmasını destekler.

Gider Pusulası Hesaplama Örneği

Gider pusulası hesaplama işlemi ticari faaliyetlerde yapılan harcamaların doğru şekilde kayıt altına alınabilmesi için oldukça önemlidir. İşlemlerin brütten nete ya da netten brüte doğru nasıl hesaplandığını öğrenmek mükelleflerin yasal yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirebilmeleri için gereklidir. Bu bağlamda gider pusulası örneği üzerinden brüt ücret üzerinden hesaplama şu şekilde yapılabilir:

Bir örnek üzerinden ilerleyecek olursak, ABC isimli şirket, freelance olarak çalışan bir grafik tasarımcı ile anlaşma yapmış ve bu hizmet karşılığında brüt 1.000 TL ödeme kararı almıştır. Ödemenin brüt olarak yapılmasında gelir vergisi oranının %20 olduğunu göz önünde bulundurarak hesaplama yapılır.

Brüt ödeme: 1.000 TL 

Gelir Vergisi Stopajı: 1.000 TL X %20 = 200 TL

Elektrik tesisatçısına yapılan net ödeme: 1.000 TL – 200 TL = 800 TL olacaktır.

Buna karşın netten brüte gider pusulası hesaplama yapılmak istenirse aynı örnekten hareketle, eğer ABC şirketi grafik tasarımcıyla net 1.000 TL üzerinden anlaşma sağladıysa, bu durumda brüt ödeme miktarını bulmak için şu hesaplamalar yapılır:

Verilen net ödeme: 1.000 TL 

Brüt ödeme hesaplaması: 1.000 TL / (%100 – %20) = 1250 TL 
Siz de freelancer olarak veya freelancerlar ile çalışıyorsanız, sahip olduğunuz esnek ve özgür çalışma hayatı, bir yandan da evrak ve bürokratik işlerle uğraşmayı gerektiriyor olabilir. Artık fatura ve sözleşme karmaşasına son! Jobtogo, freelancerlar ve işverenleri buluştururken aynı zamanda evrak işlerini de sizin yerinize düzenleyebilir. Jobtogo ile siz de dinamik ve hızlı çözümlere, binlerce freelancera ve işverene kolayca ulaşın!