Güneş Günay
Belirli hedefe ulaşmak için planlama, organizasyon, yönetim ve kontrol süreçlerini içeren proje yönetimi, günümüz iş dünyasında önemli aksiyonlar kapsamında ele alınır. Başarılı proje yönetimi ise, hem mevcut risklerin azalmasını sağlar hem de var olan işin eksiksiz biçimde sonuçlanmasını destekler. Siz de freelancer dünyasında projelerinizi nasıl yöneteceğinizi ya da takip edeceğinizi merak ediyorsanız, bu yazı ile birlikte kendinize kapsamlı yol haritası oluşturabilirsiniz.
Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?
Etkin yönetim süreçlerini ele almadan önce, proje yönetiminin temelde nasıl gerçekleştirildiğini inceleyerek, basamaklandırılmış zihin haritası oluşturabilirsiniz. En yalın haliyle, bir işin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen prosesi düzenleme işi olarak değerlendirilen yönetim işi, aslında disiplinlerarası çalışma metodu gerektirir. Peki freelancerlar üstlendikleri projeleri nasıl yönetir? İşte platformların sağladığı avantajlar çerçevesinde proje yönetiminin sacayakları!
Proje Tanımı ve Planlama
Amacı net şekilde belirlemek ve tüm süreci etkili biçimde planlamak, proje yönetiminin ilk adımı olarak bilinir. İşin temelini oluşturan tanım, mevcut işin neden yapılması gerektiğini ortaya koyup hedefleri belirledikten sonra, çalışmanın tamamlanması çerçevesinde gereken adımların atılmasına yardımcı olur. Kısacası proje tanımı, freelancer çalışanın hedefe doğru ilerlerken takip edeceği metotların en temel halini oluşturur.
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time - Bound) kriterlerine uygun olarak belirlenen hedefler, şekillendirilen çalışmanın belirli aşamalarda değerlendirilebilmesini mümkün kılar. Dolayısıyla proje yönetimi eğitimi aşamalarında da ele alınan kriterler ışığında freelance çalışanlar ulaşılabilir hedefleri rahatlıkla belirleyebilir ya da nihai hedeflere ulaşma prosesini gözlemleyebilir.
Sorumluluk Bilincine Sahip Olma
Freelancer proje yönetiminde görev ve sorumluluk bilincine sahip olmak, mevcut çalışmanın etkili biçimde yönetilmesi için gereken iç motivasyonu tam anlamıyla destekler. Çünkü sorumluluk bilinciyle hareket eden freelancer, projenin arka planında yatan detayları da kısa süre içerisinde fark ederek hatasız çalışmaların ortaya çıkarabilir. Aksi takdirde birden fazla proje yönetiminin gerektiği freelancer dünyasında, işler kısa süre sonra kontrolden çıkarak, geri dönülmesi zor durumlar yaşanabilir.
İletişim ve İş Birliği
Yönetim basamakları arasında bulunan iş birliği, paydaşlar arasında hem açık hem de etkili iletişimin gerçekleşmesine ortam hazırlar. Sağlam zeminlere oturtulmuş planlama stratejileri aynı zamanda sorumluların çalışmadaki rollerini, ya da hedeflerini daha iyi anlamalarını sağlayarak kapsamlı vizyon oluşturur.
Freelancer olarak gerçekleştirmeyi planladığınız proje için, güçlü iletişim altyapısına sahip olmak istiyorsanız, freelance platformlardan destek alabilirsiniz. Çünkü freelance platformları güçlü ekibi ile görev takibi, etkin proje süreçleri, ilerleme raporları ve iletişim araçları gibi pek çok imkan sunarak, kendinizi zor durumda hissettiğiniz zamanlarda işinizi büyük ölçüde kolaylaştırır.
Freelancer projelerinin başarılı yönetilmesi, etkili iletişimin yanı sıra iş birliği ile doğrudan ilişkili olduğu için, freelancerlar müşterileriyle iletişimde kalarak süreci yönetmek için uygun araçlardan faydalanmalıdır. Platformların sağladığı avantajlar neticesinde, freelancer olarak müşteri ilişkilerinizi güçlü tutabilir ve yönettiğiniz çalışmalarda başarı elde edebilirsiniz.
Risk Yönetimi
Bildiğiniz gibi risk yönetimi, beklenen ya da beklenmeyen olayların potansiyel etkilerini anlamak ve bu etkilerle başa çıkmak için stratejiler geliştirmeyi amaçlar. İyi planlanmış risk yönetimi, sürdürülebilirliğin yanında başarı şansını da büyük oranda artırır. Bu nedenle potansiyel tüm tehditleri gözünüzden kaçırmadan, detayları ile incelemeniz gerekir.
Potansiyel risklerin belirlenmesi aşamasında freelancer olarak, geçmiş deneyimlerinizle benzer sorunlara ve dış etkenlere odaklanabilirsiniz. Ancak problemin tanımlanması noktasında fazla zaman kaybetmemiş olursunuz. Sorun tanımlandıktan sonra değerlendirmeye geçerek risklerin olası etkilerini etraflıca inceleyebilirsiniz. Unutmayın, proje yönetim eğitimi ilkeleri arasında belirtildiği gibi detaylı inceleme, her riskin gerçekleşme olasılığının yanında, potansiyel etkilerini analiz etmek için analitik yöntemler kullanmayı gerektirir.
İlerleme Takibi
İlerleme raporları, belirli aralıklarla oluşturulan detaylı belgeler olarak bilinir ve proje sürecindeki önemli gelişmeleri kapsar. Ayrıca raporlar, hem yöneticinin hem de varsa proje ekibinin ana hedeflere uygun olarak ilerleyip ilerlemediğini de yorumlamaya yardımcı olur. Eğer tespit edilen herhangi bir sapma durumu söz konusu ise, düzeltici önlemler alarak prosesi yeniden optimize edebilirsiniz.
İlerleme takibi, Jobtogo gibi freelance platformların sağladığı yönetim yazılımları ya da araçları kullanılarak çok daha etkili bir şekidle gerçekleştirilebilir. Çünkü sunulan araçlar, görevlerin tamamlanma durumundan diğer önemli metriklere kadar ilgili onlarca veriyi toplayarak düzenler. Dolayısıyla ilerlemenin analizi kolaylaşır ve çalışmanın mevcut durumu şeffaf halde görülebilir.
Proje Yönetimi Nasıl Takip Edilir?
Proje yönetiminin adım adım takip edilmesi, planlanan başarıyı güvence altına alma noktasında hassasiyet göstermeniz gereken bir durumdur. Ayrıca yönetim ile ilgili detaylar takip edildiğinde projenin ilerleyişi değerlendirilebilir, zamanın etkili şekilde yönetilmesi sağlanabilir veya gerektiğinde vakit kaybetmeden düzeltmek için önlemler alınabilir.
Proje yönetiminin takibi sırasında ilk olarak mevcut çalışmanın iş yükü göz önünde bulundurulmalıdır. Eğer kapsamlı bir iş söz konusuysa freelance çalışanlar, haftada birkaç kez platformlar aracılığıyla müşterilere bilgi aktarımında bulunabilir. Paydaşlar arasında yapılan bilgi alışverişi, hedefe yönelik çözüm stratejilerinin gerçekçi zemine oturtulmasını ve işleyişin mevcut durumunu gözlemlemeyi kolaylaştırır.
Takibi desteklemek açısından raporlardan da faydalanılabilir. Üzerinde çalışılan projenin hedefe ulaşma durumu, olası riskler ve gerçekleşen başarılar gibi önemli bilgileri içeren raporlar, freelance çalışanlar açısından kontrol noktası niteliğindedir. Tüm bunların sonucunda farklı yöntemlerle gerçekleştirilebilen yönetim takibiyle, işin sürekli olarak takip edilmesi, iyileştirilmesi veya başarıya ulaştırılması zahmetsiz bir hal alabilir.
Proje Yönetimi Araçları Nelerdir?
Proje yönetiminde kullanılan araçlar, çalışmanın etkin biçimde planlanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi sürecini kolaylaştırır. İşte yaygın olarak kullanılan bazı proje yönetimi araçları:
Gantt Şeması: Proje kapsamında yapılacak işleri ve zamanlamalarını görselleştirmek için Canva Gantt şeması aracı gibi seçenekleri değerlendirebilirsiniz.
Proje Yönetim Yazılımları: Microsoft Project, Asana, Trello, Jira ve Basecamp gibi yazılımlar, görev takibinden raporlamaya kadar çeşitli işlemlerin tamamlanmasını kolaylaştırır.
İş Akışı Araçları: Projedeki görevlerin, süreçlerin ve iş akışlarının hem tanımlanmasına hem de yönetilmesine zemin hazırlar. Trello, Jira, Microsoft Teams ve Airtable gibi programlar iş akışı sürecinde kullanılabilir.
Dokümantasyon Araçları: Gereksinim belgeleri, taslaklar veya raporlardan oluşan proje dokümanlarının yönetimi sırasında Microsoft Word, Google Docs, Adobe Acrobat ve Slite büyük oranda yardımcı olur.
Risk Yönetimi Araçları: Canva SWOT analizi aracı benzeri araçlar, olası riskleri belirlemek, etkilerini değerlendirmek ve riskleri azaltmak için stratejiler geliştirme noktasında kullanılır.
Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?
Döngü yönetimi, herhangi bir projenin başlangıcından sonuna kadar geçen sürecin planlanması, uygulanması, kontrol altında tutulması ve tamamlanması aşamalarını içeren disiplindir. İşte projenin yaşam döngüsünün her evresini anlamak, uyarlamak ya da başarılı şekilde sonuçlandırmak üzere tasarlanan döngü yönetiminin aşamaları bunlardır:
Planlama - Başlangıç: Planlama - başlangıç aşamasında, prosesi başlatan organizasyonun ihtiyaçlarına ve paydaşların beklentilerine uygun olarak genel şema oluşturulur. Oluşturulan şema kapsamında, önemli olduğu belirlenen unsurlar dikkate alınarak, işin başarılı şekilde sonuçlanması çerçevesinde stratejiler geliştirilir.
Yürütme - İzleme: Bu aşamada freelancer, belirlenen görevleri yerine getirir, aksiyonlar alır ve ana hedefler doğrultusunda ilerlemeyi kaydeder. İzleme işlemi sürekli değerlendirmenin yanı sıra düzeltici önlemler almayı kapsar. Dolayısıyla risk yönetimi devreye alınarak, beklenmeyen sorunlarla başa çıkma stratejileri oluşturulur.
Tamamlama - Değerlendirme: Son aşama olan tamamlamada freelancer; yönetici, müşteri veya platformlara çalışmayı sunar, varsa açık uçları kapatır ve işlemin tamamlanması için gerekli olan tüm aksiyonları alır. Hedef gerçekleştirildiğinde, belirlenen kriterler doğrultusunda tüm işlemler değerlendirmeye tabi tutularak kayıt altına alınabilir. Çünkü alınan kayıtlar ilerleyen zamanlarda yaşanabilecek olumsuz durumlar karşısında kılavuz oluşturur.
Döngü yönetimi, projenin yaşam döngüsünü yöneterek sürekli iyileştirmeye dayalı başarı stratejilerini benimser. Her aşama, hedeflere ulaşma noktasında önemli olduğu için sürekli geri bildirim döngüsü kurularak, mevcut çalışmanın hatasız tamamlanması amaçlanır.
Freelancer dünyasında zaman zaman birden fazla projenin yönetimi gerekebilir. Freelancerları işverenlerle buluşturan Jobtogo’nun sunduğu kolaylıklar neticesinde yönetim sırasında karşılaşabileceğiniz zorlukların üstesinden rahatlıkla gelebilirsiniz. Freelancer çalışanların, müşterilerine fatura kesme hizmeti sunmasını da sağlayan Jobtogo ile siz de proje takibi ve yönetimi işlemlerini pratik bir şekilde tamamlayabilirsiniz.
